Komunikaty marketingowe do indywidualnych osób, czyli jak to jest z tą zgodą? | Co do zasady

Większość przedsiębiorców nerwowo reaguje na dźwięk słowa RODO, które ich zdaniem uniemożliwia im wykonywanie codziennej pracy, w szczególności prowadzenie działalności marketingowej. Jednocześnie wielu przedsiębiorców gubi się w gąszczu regulacji, które powinni uwzględnić, chcąc zgodnie z prawem kierować komunikaty marketingowe do indywidualnych osób. Jakie kwestie najczęściej sprawiają im trudność?

Nie zawsze potrzebujesz zgody na kontakt

Warto pamiętać, że ograniczeniom podlegają przede wszystkim kontakty o charakterze marketingowym. Jeśli chcemy skontaktować się z kontrahentem w związku z bieżącym wykonywaniem umowy, na przykład poinformować go o przesunięciu terminu dostawy, albo jeśli chcemy poinformować klientów, że wystąpiła awaria portalu internetowego, nie potrzebujemy zgody na kontakt. Wystarczy odpowiednie wypełnienie obowiązku informacyjnego wobec tych osób.

Nie zawsze potrzebujesz zgody na przetwarzanie danych osobowych

Większość osób nadal jest przeświadczona, że niezbędne jest odebranie zgody na przetwarzanie danych osobowych dla celów marketingowych. Tymczasem na gruncie RODO istnieją dwie główne podstawy przetwarzania danych osobowych dla celów marketingowych: zgoda oraz prawnie uzasadniony interes. Jeśli przetwarzanie może zostać oparte na prawnie uzasadnionym interesie, odbieranie zgody na przetwarzanie danych jest zbędne.

Oczywiście nie zawsze można oprzeć przetwarzanie na przesłance prawnie uzasadnionego interesu. Zgodnie z RODO przetwarzanie danych dla celów marketingowych możemy oprzeć na tej przesłance, gdy zachodzi istotny i odpowiedni rodzaj powiązania między administratorem a osobą, której dane dotyczą. Przedsiębiorcy powinni więc ocenić, czy osoba, której dane dotyczą, ma rozsądne przesłanki, by spodziewać się, że jej dane mogą być przetwarzane w określonym celu. Klasycznym przykładem takiej sytuacji jest aktywna umowa łącząca administratora z jego klientem.

Podstawa przetwarzania danych na gruncie RODO to co innego niż zgoda na kontakt

Wyrażenie zgody na przetwarzanie danych osobowych nie oznacza, że możemy do danej osoby kierować treści marketingowe za pośrednictwem poczty elektronicznej lub telefonu. W praktyce fakt, że dysponujemy podstawą przetwarzania danych na gruncie RODO, oznacza, że możemy kierować do danej osoby treści marketingowe jedynie drogą pisemną. Chcąc zapewnić sobie możliwość kontaktu innymi kanałami, musimy uzyskać od danej osoby odrębne zgody na gruncie Prawa telekomunikacyjnego oraz na gruncie ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną. Zgody te mają charakter niezależny i nie mogą zostać wywiedzione ze zgód na przetwarzanie danych osobowych.

Może to jednak doprowadzić do kuriozalnej sytuacji, w której ktoś wyrazi zgodę na kontakt telefoniczny, ale nie wyrazi zgody na przetwarzanie swoich danych osobowych dla celów marketingowych. Warto przywołać tu probiznesowe stanowisko Ministerstwa Cyfryzacji wyrażone w Poradniku dla sektora Fintech, zgodnie z którym Zgoda na przesyłanie informacji handlowych na gruncie UŚUDE stanowi łącznik między udzielającym zgodę a administratorem, o którym mowa w motywie 47 RODO. Fakt wyrażenia zgody na przesyłanie informacji handlowych na gruncie UŚUDE sprawia, że osoba wyrażająca taką zgodę ma rozsądne przesłanki, by spodziewać się, że może nastąpić przetwarzanie danych w tym celu.

Należy jednak ostrożnie podchodzić do powyższej interpretacji, jako że takiego liberalnego stanowiska nie potwierdził Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Jaka powinna być zgoda na kontakt?

Niedawno Prezes UOKiK zajął stanowisko w kwestii wykonywania połączeń telefonicznych do konsumentów w celu marketingu bezpośredniego mimo braku ich zgody na kontakt telefoniczny. Uznał on, że taka praktyka narusza zbiorowe interesy konsumentów. Z decyzji tej można wyciągnąć wiele praktycznych wniosków na temat tego, jak powinna być sformułowana zgoda na kontakt. Oto niektóre z nich:

• zgoda powinna być sformułowana w sposób wyraźny, jednoznaczny i konkretny – ten, kto wyraża zgodę, powinien wiedzieć, w jakim celu i komu udziela zgody,
• powinien zostać wskazany kanał komunikacji, który zgoda obejmuje, cel dla którego została zebrana, jak również podmiot, na rzecz którego zgoda jest udzielana; konsument już w momencie wyrażania zgody powinien mieć świadomość, na rzecz jakich podmiotów jej udziela,
• zdaniem Prezesa UOKiK stosowanie abstrakcyjnych określeń typu „podmiot trzeci” czy „podmiot współpracujący” nie spełnia wymogu konkretności,
• organ wyraził wątpliwość co do prawidłowości jednoczesnego wyrażania zgody na kontakt ze strony wielu podmiotów, pozbawionego chociażby odesłania do listy tych podmiotów,
• zgoda powinna poprzedzać kontakt marketingowy,
• kontakty telefoniczne spółki z konsumentami, których celem jest pozyskanie zgody na przedstawienie oferty marketingowej, mogą zostać uznane za działania mieszczące się w zakazie kontaktu na gruncie Prawa telekomunikacyjnego.

Nabycie bazy danych nie zapewni Ci spokoju

Prezes UOKiK poruszył też kwestię odpowiedzialności podmiotu, który nabył bazę danych zawierającą dane osób, do których zamierza kierować komunikaty marketingowe. W ocenie organu podmiot stosujący marketing bezpośredni ponosi odpowiedzialność za prawidłowość udzielonych zgód z art. 172 Prawa telekomunikacyjnego bez względu na to, czy sam pozyskiwał te zgody, czy też uzyskał bazę zgód od podmiotu trzeciego. Organ wskazał także, co jego zdaniem powinno znaleźć się w umowie zawieranej przez dany podmiot z dostawcą bazy. W szczególności są to postanowienia zobowiązujące dostawców do zagwarantowania, że pozyskiwane zgody:

• będą zgodne z wymogami art. 172 Prawa telekomunikacyjnego,
• będą określać kanał przyszłego kontaktu z potencjalnym klientem, cel kontaktu oraz podmiot, na rzecz którego zgoda ma zostać udzielona,
• będą udzielane na rzecz jednego podmiotu wskazanego w treści zgody.

Dodatkowo dostawca miałby zostać zobowiązany do informowania o każdorazowym cofnięciu lub modyfikacji zgody, a w umowach miałby zostać wprowadzony mechanizm kontroli i finansowej odpowiedzialności partnerów. W praktyce spełnienie powyższych wymogów może okazać się bardzo trudne.

Karolina Romanowska, adwokat, praktyka prawa pracy kancelarii Wardyński i Wspólnicy